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Software de gestión inmobiliaria; nivel superhéroe

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Software de gestión inmobiliaria; nivel superhéroe.- Por si no estabas al corriente —entendemos que sí—, a partir del 1 de enero de 2019 se producirá un cambio de hondo calado en la manera de contabilizar los arrendamientos de los activos en general, y de las oficinas en particular. No es objeto de este artículo descender al detalle de la nueva norma contable —IFRS 16 Leases— pero he aquí tres pinceladas sobre ella:

  • Hoy día, el alquiler de una oficina se considera —contablemente— como un gasto, imputándose mensualmente a las pérdidas y ganancias de la empresa. El alquiler es, en términos prácticos, una forma indirecta de financiación para muchas compañías con necesidades inmobiliarias.
  • La nueva norma dicta que las empresas cotizadas deberán reseñar el coste futuro completo de los contratos de arrendamiento, llevándolo a balance, al activo —como un derecho de uso— y al pasivo —como una deuda—.
  • La consecuencia directa de este cambio normativo será un incremento en el nivel de deuda de todas las empresas.

Ahora pensemos en cualquier multinacional cotizada, con un vasto patrimonio en arrendamiento, ocupando grandes sedes y edificios de oficinas en las principales capitales del mundo; con cientos —o miles— de inmuebles.

Lo normal es que esta empresa, como arrendataria de los edificios que ocupa, ya disponga de algún tipo de software de lease administration para gestionar los alquileres. Es probable que también cuente con la ayuda de alguna consultora inmobiliaria internacional para optimizar dicho patrimonio en alquiler, aprovechando las oportunidades derivadas de los cambios en los mercados inmobiliarios, optimizando los espacios y adaptándolos a las nuevas tendencias en workplace, o simplemente renegociando y mejorando los términos de los contratos existentes.

Pero si regresamos a la IFRS 16, es posible que muchas multinacionales de gran calibre empiecen a valorar nuevamente la propiedad de los activos frente al alquiler de los mismos. Si el arrendamiento del edificio que ocupo es, a efectos contables, muy similar a su propiedad, ¿debería plantearme comprarlos? ¿Y por qué dejar en manos de un tercero —el propietario— la gestión del inmueble, cuando puedo hacerla yo mismo?

Tiene sentido que el usuario de un edificio se ocupe también de su gestión, porque el primer interesado en minimizar los costes de ocupación es el usuario, y no necesariamente el propietario. Los arrendadores de los inmuebles tienden a priorizar su rentabilidad, anteponiéndola a los intereses y necesidades de los inquilinos. En determinados mercados, a los inquilinos se les repercuten, junto con la renta, ciertos “gastos de comunidad” por el mantenimiento y gestión del edificio, y no existe una manera clara de saber si dichos gastos podrían reducirse con una mejor gestión. El propietario se limita a repercutir los gastos a los inquilinos, y se asume que “los gastos son los que son”. Los arrendatarios tienen poco que decir en ello, y prefieren pagar el recibo del alquiler, olvidándose de todo lo demás.

Pero cuando las empresas empiecen a plantearse nuevamente la compra de los edificios y activos que ocupan, uno de los factores determinantes en la decisión del buy or lease podría ser precisamente la gestión y el valor que se puede extraer de un inmueble —o una cartera de inmuebles— con ella.

Es aquí donde reside la importancia del software de gestión inmobiliaria, nivel superhéroe.

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Software de gestión inmobiliaria para un superhéroe

Software de gestión inmobiliaria para un superhéroe

Hemos recurrido a este término porque, al imaginar un software de gestión inmobiliaria capaz de gestionar una cartera de inmuebles internacional de miles de activos y millones de metros cuadrados, nos ha venido a la mente la cueva de Batman, el lugar desde el que Bruce Wayne espía y controla toda la ciudad de Gotham.

¿Qué le pediríamos a este tipo de software inmobiliario integral si dispusiéramos de los recursos ilimitados de Bruce Wayne para crearlo?

Ésta sería nuestra lista de deseos, dividida en tres secciones o áreas de gestión; la inmobiliaria, la técnica y la medioambiental.

1.- Para la gestión inmobiliaria

  • Un sistema que haga seguimiento y que gestione todos mis arrendamientos actuales —lease administration—pero que también compare los alquileres con hipotéticas compras, siempre bajo el prisma de la IFRS 19. ¿Me conviene comprar o sigo alquilando este activo?
  • Un software de gestión inmobiliaria que unifique la información comercial, legal, fiscal y contable de los arrendamientos existentes y los inmuebles en propiedad, consolidando todos los cobros y pagos con mis derechos y mis obligaciones.
  • Un sistema que constantemente realice ejercicios de benchmarking para todos los inmuebles que ocupo, comparando mis actuales costes de ocupación con los costes de ocupación en inmuebles similares y comparables, siempre desde la óptica del alquiler y la compra.
  • Un sistema que me preavise de cualquier fecha crítica o hecho relevante relacionado con mi cartera de inmuebles —vencimientos, renovaciones, cambios regulatorios, nuevos inmuebles disponibles, etc.— para que pueda actuar en tiempo y forma.
  • Un software de gestión inmobiliaria que analice y cruce los costes de ocupación con otras métricas, tales como ratios de ocupación por empleado, tiempos medios de ocupación de los diferentes espacios ocupados u otras variables relacionadas con la gestión de RR.HH.
  • Un software que me informe en tiempo real cuando un espacio o activo esté siendo infrautilizado o cuando no se esté cumpliendo con cualesquiera de las métricas relativas al uso del espacio.
  • Por supuesto, quiero que toda esta información pueda visualizarse en cualquier tipo de dispositivo, y quiero poder conceder diferentes niveles de permisos para las diferentes categorías de usuarios que accedan al sistema. Por ejemplo, los arquitectos y facility managers deberán poder acceder a la información relativa a la ocupación física del espacio, ratios, superficie ocupada, planos, etc. en cualquier edificio de la cartera.
  • El sistema debe poder integrarse con las diferentes plataformas de diseño gráfico por ordenador, para disponer en todo momento de planos digitales de la ocupación y distribución real de todos los edificios de mi portfolio.
  • Un sistema de gestión inmobiliaria que me permita interactuar directamente con los usuarios finales del espacio, para poder preguntarles/encuestarles sobre aspectos relacionados con la comodidad y habitabilidad, tales como la climatización, la iluminación o la calidad del aire.

2.- Para la gestión técnica y el mantenimiento de los inmuebles

  • El software inmobiliario ha de contener una base de datos con la localización de los equipos en funcionamiento en todos los edificios.
  • El software debe estar adaptado a las normativas locales de cada país o región en cuestión de seguridad y salud, políticas contra incendios o cualesquiera otras regulaciones aplicables.
  • Debe emitir alertas automáticas de mantenimiento correctivo, basadas en sensores que miden diferentes métricas relacionadas con el rendimiento de los equipos.
  • Debe crear automáticamente las órdenes necesarias de mantenimiento programado y preventivo, transmitiéndolas directamente al personal encargado de los trabajos.
  • El sistema debe guardar un historial con todos los fallos producidos y defectos existentes en los materiales y equipos instalados en los edificios, de modo que se puedan reclamar las garantías con los diferentes fabricantes y hacer un correcto seguimiento.
  • El sistema debe poder predecir cuándo deberán ser sustituidos los componentes eléctricos y mecánicos, con el fin de elaborar estrategias de aprovisionamiento para toda la cartera de inmuebles.

3.- Gestión medioambiental

  • El software de gestión inmobiliaria debe recopilar automáticamente todo tipo de información relativa al consumo energético total de la cartera inmobiliaria, siendo posible desagregarla para cada región, país, ciudad, edificio o para cada familia de equipos. Debe ser posible aislar el consumo de unidades individuales dentro de una familia concreta de equipos.
  • La información relativa al consumo y a la eficiencia energética se comparará automáticamente con los benchmarks establecidos por las principales empresas certificadoras, con el objetivo de implementar las medidas correctoras que fueran necesarias.
  • El sistema debe crear automáticamente las órdenes necesarias de mantenimiento programado y preventivo relativas a la sostenibilidad, transmitiéndolas directamente al personal encargado de los trabajos.
  • Debe calcular automáticamente la huella de carbono de la cartera de edificios y de cada uno de los edificios independientemente, comparándola con los estándares establecidos como parte de una estrategia global de mínimo impacto en el medioambiente.
  • Debe permitir integrar y gestionar las políticas de gestión del agua y gestión de residuos para toda la cartera.

Huelga decir que toda la información generada, analizada y gestionada por este software de gestión inmobiliaria, debe ser presentada a los diferentes usuarios del software de manera personalizada. Cada usuario debe poder elegir los fragmentos de información que quiere o necesita visualizar. Y en función de los permisos que tengan concedidos los diferentes usuarios, éstos podrán incluso ejecutar órdenes desde el sistema en sus diferentes parcelas de actuación.

Tiene que ser una herramienta colaborativa y que soporte las diferentes monedas e idiomas a nivel mundial. Tiene que ser una plataforma completamente móvil, accesible desde la nube y apta para todo tipo de dispositivos. Y debe ser un sistema de gestión inmobiliaria completamente seguro desde el punto de vista cibernético.

Casi nada…

Con toda seguridad nos estamos dejando muchas características y funcionalidades que serían exigibles de un software de gestión inmobiliaria nivel superhéroe, pero sí quisiéramos terminar este artículo destacando lo siguiente:

  • Muchos de los paquetes de software para la gestión inmobiliaria existentes hoy día no dejan de ser Excel’s “vitaminados” y pronto quedarán anticuados.
  • Los sistemas del mañana —el mañana ya está aquí— deberán ofrecer soluciones inteligentes, integradas en los smart buildings y basadas en el internet de las cosas cognitivo; sistemas que entienden, razonan y aprenden.
  • Los sensores serán de vital importancia para recabar todo tipo de información relativa a la energía, el uso del espacio, la habitabilidad, la comodidad o el funcionamiento de las máquinas y equipos.
  • Los usuarios finales de los espacios ganarán protagonismo y de convertirán en sensores humanos para medir y graduar su experiencia como ocupantes de los inmuebles.
  • Dado el ritmo de aceleración tecnológica, los sistemas de gestión deberán ser sistemas abiertos y modulares, susceptibles de ser ampliados y mejorados conforme se produzcan los avances tecnológicos.
  • El software de gestión inmobiliaria del futuro deberá hablar el lenguaje Blockchain. Esta tecnología —de la que hablaremos otro día— terminará irrumpiendo en el sector inmobiliario, ofreciendo un certificado digital de cada inmueble que contendrá toda su información relevante: dirección, propiedad, inquilinos, aspectos financieros y legales, rendimiento energético del edificio, atributos físicos del inmueble y un histórico de sus transacciones (alquileres y ventas) y de su ocupación. La existencia de este certificado acortará enormemente las operaciones inmobiliarias.

Y no, nada de esto es ciencia ficción.

Jorge es un profesional inmobiliario con más de 15 años de experiencia, especializado en innovación inmobiliaria, desarrollo de negocio y corporate real estate internacional. Jorge también es autor de "Officeye, la Guía de Edificios de Oficinas de Madrid" y de "Blockchain para todos los públicos y sus aplicaciones en el sector inmobiliario, financiero, sanitario y cultural"
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