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Las oficinas líquidas y la arquitectura embotellada

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Si te has enfrentado a la búsqueda de unas oficinas en cualquier gran ciudad del mundo, sabrás que es un camino repleto de frustración y de obstáculos. Se trata de un proceso lento e ineficiente, para el que requieres de la asistencia de personas de diferentes especialidades profesionales que no siempre es fácil coordinar.

Pongamos un ejemplo ilustrativo —y muy simplificado— de la búsqueda de una oficina en alquiler.

  • En primer lugar, es posible que busques tu oficina con la ayuda de un consultor inmobiliario, al que le indicarás que necesitas un número determinado de metros cuadrados, en una zona concreta de la ciudad en la que estás buscando y para una oficina con unas características más o menos específicas. Dado que en Madrid —por ejemplo— existe una disponibilidad aproximada del 10%, son muchas las oficinas disponibles y, en el mejor de los casos, es probable que inviertas un mes en dar con una oficina que cumple con tus parámetros de búsqueda.
  • A continuación, deberás negociar las condiciones del arrendamiento con el propietario. Cuentes o no con la ayuda de un profesional inmobiliario para asistirte en la negociación, no sería extraño que transcurrieran dos semanas hasta que te pusieras de acuerdo en unos términos aceptables para ambas partes. Lo normal es que sólo hayas negociado los aspectos principales del contrato, a saber, el precio, el plazo y la carencia, si la hubiera.
  • Acordados los términos principales, el propietario te habrá hecho llegar el borrador del contrato de arrendamiento, para que lo analices “con tus abogados”.  El contrato contendrá toda una serie de cláusulas y condiciones que no se habían suscitado hasta el momento, relativas a gastos, obligaciones de las partes, garantías, avales, obras, reparación, conservación, etc. Si estudiaste derecho, estarás de suerte, pero en caso contrario necesitarás la ayuda de un abogado para asistirte. Supongamos —de manera muy optimista— que consigues un asesor legal, que éste se pone de acuerdo con los abogados del propietario, que se negocian unos términos aceptables para ambas partes y que firmáis el contrato de arrendamiento transcurrido un mes adicional.

Hasta aquí, ya habrán pasado dos meses y medio.

Y a continuación te enfrentas a una oficina completamente diáfana y vacía, sin cableado de red y por supuesto que sin muebles. Buscas una empresa de arquitectura corporativa o de project management para que se ocupe de la obra de adecuación de las oficinas. Sin que entremos en el dinero que te puede costar la obra, contemos un plazo de dos meses para las obras de implantación. Insistimos, éste es el escenario más optimista en cuanto a los plazos.

Es decir, en total, cuatro meses y medio desde que iniciaste la búsqueda de tus oficinas.

Ello suponiendo que en los plazos no interfieran las múltiples festividades locales y nacionales que inundan el calendario.

La pregunta es obligada; ¿no existe una forma más rápida de alquilar oficinas? Es evidente que una pequeña oficina tiene —a priori— menos complicaciones, pero ¿hay fórmulas para alquilar rápidamente una oficina de tamaño medio, para 50 personas? ¿Y para 200 personas? ¿Y para 500? ¿Y para 1.000? ¿Están condenadas las empresas a tener que dedicar medio año a buscar, encontrar, negociar y acondicionar una oficina?

¿Qué pasa con las empresas de rápido crecimiento y que desconocen sus necesidades de espacio en el corto plazo?

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Porque los clientes de hoy día exigen soluciones más rápidas para sus necesidades de espacio.

Existen algunas soluciones en el mercado, pero no dejan de ser soluciones parciales. La mayoría de consultoras inmobiliarias han internalizado la arquitectura corporativa, proporcionando un servicio más integral y acortando, hasta cierto punto, los plazos. Te buscan la oficina y luego realizan las obras de implantación.

Y algunas empresas de arquitectura corporativa empiezan a ofrecer el servicio de búsqueda de oficinas también, integrando el aspecto comercial de la búsqueda y negociación con la parte técnica relativa al proyecto y su correspondiente obra.

Pero siguen existiendo dos escollos fundamentales.

  • La negociación de un contrato de arrendamiento siempre requiere tiempo y está muy condicionada a los intereses y motivaciones de las partes.
  • Un proyecto técnico a la medida para la implantación de unas oficinas es muy oneroso temporalmente, a la par que costoso económicamente.

A la vista de todo lo anterior, nos preguntamos:

  • ¿Por qué no pueden ser los arrendamientos de oficinas como los alquileres de los coches? ¿Tendría sentido que existiera un contrato de adhesión homologado y garantizado, que protegiera objetivamente los intereses de una y otra parte en el alquiler de una oficina? Un documento que se pudiera firmar, literalmente, en cinco minutos, como cuando alquilas un coche con Avis.
  • ¿De verdad hacen falta dos meses para acondicionar una oficina? ¿Sería posible que sólo me dieran a elegir entre tres niveles de acabados —también, como los coches—, me preguntaran cuántos puestos necesito y que yo no tuviera que preocuparme por nada más?

Somos conscientes de que los centros de negocio atienden en parte esta necesidad, pero los espacios que ofrecen no son del todo flexibles y tampoco pueden canalizar grandes demandas de espacio.

Pero una empresa de California cree haber dado con la solución.

LiquidSpace es un portal que anuncia oficinas para uso temporal —semanas, días e incluso horas— pero que además ofrece un servicio consistente en lo siguiente:

  • LiquidSpace ha negociado previamente con los principales propietarios de San Francisco, Washington, Nueva York, Austin, Boston, San Diego, Los Ángeles, Sydney y Chicago —entre otras—, la oferta de sus espacios disponibles en la plataforma de LiquidSpace.
  • LiquidSpace ha convencido a dichos propietarios para que accedan a arrendar sus espacios bajo el formato de contrato de adhesión homologado cuando el cliente sea remitido por LiquidSpace.
  • Los clientes que buscan oficina, eligen, reservan y alquilan online, desde la página de LiquidSpace, entre las oficinas de los propietarios acreditados que se ofrecen.
  • Durante el proceso de reserva —y también online—, los clientes eligen entre diferentes niveles de acabado, como cuando configuras los acabados de un coche en internet.
  • Y en 60 días te mudas a la nueva oficina. Sin la tediosa negociación del contrato de arrendamiento y sin la complejidad del proyecto de adecuación y acondicionamiento.

El sistema se basa en paquetes modulares y prefabricados de muebles de alta calidad, de montaje sencillo y aptos para oficinas de entre 50 y 200 personas. Ofrecen arquitectura corporativa embotellada, si se nos permite la expresión.

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Módulos prefabricados de LiquidSpace

¿Lo mejor de todo? No existe compromiso temporal para los inquilinos y te puedes ir cuando quieras.

Oficinas que puedes reservar y adecuar a tus necesidades on-line, ocupar en 60 días y para las que no tienes que comprometerte más allá de un mes; ¿a qué estamos esperando?

Por supuesto, no es una solución para todas las empresas, ni para todos los propietarios, pero recordemos que vivimos en un mundo muy cambiante, con necesidades que requieren una atención cada vez más instantánea…

Jorge es un profesional inmobiliario con más de 15 años de experiencia, especializado en innovación inmobiliaria, desarrollo de negocio y corporate real estate internacional.

Jorge también es autor de “Officeye, la Guía de Edificios de Oficinas de Madrid” y de “Blockchain para todos los públicos y sus aplicaciones en el sector inmobiliario, financiero, sanitario y cultural”

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